¡Alto! ¿Ya tienes tu estrategia de capacitación lista para implementarse? Sin importar de cuál se trate, cada una de ellas está enfocada en cumplir con los objetivos que una organización determina. En contraparte, puede no estar tan claro cuando sabemos que hay algún problema con nuestro equipo de trabajo y queremos arreglarlo mediante capacitación o cuando ya tenemos el programa listo pero nos falta definir la estrategia.

La detección de las necesidades de esta capacitación deben dar respuesta a las carencias, deficiencias o desconocimiento que existe entre los trabajadores.

Para poder construir esta base, puedes indudablemente apoyarte de la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), la cual está ideada para orientarnos a desarrollar la estructura para la implementación de un programa de capacitación.

La DNC es excelente apoyo para hallar las áreas que se buscan fortalecer: los conocimientos, habilidades o actitudes de los participantes de una organización. Esta herramienta es muy útil al momento que deseamos actualizar, reforzar o mostrar algo a nuestros equipos. Pero también nos permite identificar los problemas que pueden haber dentro del personal, así como ubicar las causas de una baja productividad, falta de comunicación y una frecuente rotación de personal.

¿Cuáles son los principales objetivos de detectar las necesidades de capacitación del personal de una organización?

• Determinar las situaciones problemáticas de una empresa (y las causas que la originaron).
• Reunir información para precisar formas idóneas para que la empresa mejore.
• Esclarecer los momentos en los que la empresa realiza sus sus funciones.
• Hacer un análisis comparativo entre lo que, debería de hacerse y lo que se hace (incluso más allá de lo que se busca).
• Definir y describir quiénes requieren de la capacitación en qué áreas y por qué.
• Establecer qué planes y programas, estrategia y técnicas se ajustan más con base en las prioridades.
• Nunca sabes cuándo si realmente vale esa capacitación que tú esperas.

Gracias a la detección de estas necesidades podremos tener una aproximación al desempeño real de nuestros colaboradores: sus conocimientos, sus habilidades y actitudes, áreas de oportunidad y de fortalecimiento. Y principalmente, sabremos cómo aplican esos conocimientos que poseen en sus actividades laborales diarias.

Fortalecer el conocimiento no asegura que se haga una buena ejecución del mismo.

Para que puedan empezar a elaborar tu esquema DNC, primero necesitas precisar los siguientes 3 puntos:

• ¿Qué queremos saber?
• ¿Quiénes estarán involucrados en nuestro programa de capacitación?
• ¿Cuándo y cuánto tiempo se dedicará en la ejecución del programa.

La motivación de nuestro equipo se ve reflejado en su desempeño, y una buena función de este se nota en el cumplimiento de los objetivos.

Los instrumentos para una DNC

Se puede recopilar información útil que sea eficiente para estructurar nuestro programa de capacitación a través de las siguientes técnicas:

Encuesta. Consiste en la recopilación de información a través de la aplicación de un cuestionario breve que busca respuestas específicas.

Entrevista. La información se recopila a través de un diálogo más abierto para conocer qué es lo que el personal considera necesario aprender o reforzar. Al igual que permite conocer de una manera más personal sus problemas o inquietudes.

Grupo focal. A través de esta técnica se puede observar la comunicación y las opiniones compartidas entre distintos miembros del equipo, así como discutir aquellos temas que como líder de equipo sean significativos para la capacitación.

Observación. Consiste en observar de manera activa la conducta del personal en sus actividades cotidianas y su interacción con su entorno laboral.

Puedes recurrir a consultores externos, quienes están especializados en detectar las necesidades de capacitación a través de estas y otras herramientas.

En caso de que no no se ejerza un diagnóstico previo de las necesidades del equipo, difícilmente podríamos asegurar que los programas de entrenamiento tengan contenido de calidad con resultados efectivos.

Recuerda que cada colaborador tiene intereses específicos, por lo que para que exista una participación activa, deben de estar motivados para estar dispuestos a aportar en nuestros esfuerzos de capacitación. Una buena estrategia para lograrlo es entusiasmar a los jefes de área para que transmitan la misma energía y disposición con su equipo.

Es de esta manera que podemos concluir que proponer soluciones las necesidades que detectadas nos lleva a afirmar que la Detección de Necesidades de Capacitación son momento clave antes de iniciar con la capacitación.